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Promouvoir une culture du partage et de la collaboration
La culture collaborative en entreprise va au-delà du simple partage de ressources et d’informations. Il s’agit de créer un environnement de travail où chaque membre de l’équipe se sent écouté, valorisé et investi dans la réalisation d’objectifs communs.
Les connaissances et les compétences de chacun sont reconnues et utilisées pour concevoir et faire avancer les projets. Cela favorise non seulement une meilleure communication et une meilleure compréhension entre les différents services, mais aussi une plus grande motivation et satisfaction au travail.
Le développement d’une telle philosophie nécessite un engagement de la part des managers et des collaborateurs pour travailler ensemble, partager des idées et des expériences, et respecter chaque contribution. Grâce à une culture de la collaboration, les entreprises peuvent également attirer et retenir les meilleurs talents.
Il existe plusieurs modes de collaboration, qui peuvent être adaptés en fonction des besoins spécifiques des équipes. Par exemple, le travail d’équipe, les projets de groupe, le mentorat et les sessions de brainstorming sont tous des moyens efficaces de favoriser la collaboration. En fin de compte, le mode de collaboration le plus efficace dépendra de la nature de l’activité et des préférences individuelles des collaborateurs.
La collaboration entre les individus favorise la créativité, mais aussi la productivité et le bien-être. L’enjeu est donc bel et bien d’encourager l’échange et le partage entre les équipes, qu’elles soient physiquement présentes au bureau ou bien en télétravail.
Tirer parti des outils collaboratifs
Propulsés sur le devant de la scène pendant la crise sanitaire, les outils de travail collaboratifs n’ont aujourd’hui plus de secret pour personne (ou presque). Des solutions collaboratives, telles que Microsoft Teams, Google Drive ou Trello, sont d’excellents outils pour favoriser la collaboration au sein des équipes, que les membres soient physiquement présents au bureau ou en télétravail.
Travailler à plusieurs et en simultané sur un document unique, élaborer une réflexion stratégique, tout cela est possible grâce à ces nouvelles méthodes de travail, avec souvent un meilleur partage de l’information. De même, les outils collaboratifs sont précieux pour limiter les effets de silos entre les services :
- Ils participent à la diffusion d’une culture d’entreprise commune ;
- Ils favorisent l’émulation ;
- Ils diffusent un modèle d’entreprise ouverte ;
- Ils atténuent les effets contre-productifs d’une trop grande compétition entre les équipes.
Cependant, pour créer une véritable culture collaborative, il est essentiel de favoriser un environnement de travail qui encourage le partage d’informations, la confiance mutuelle et le respect. Les outils technologiques ne sont que des moyens pour faciliter ce processus.
Favoriser le management de la connaissance
Comme évoqué ci-dessus, il ne suffit pas de mettre à la disposition de tous les meilleurs outils collaboratifs, car la coopération et le partage ne se décrètent pas ! Encore faut-il en démocratiser l’usage et créer une habitude d’utilisation. C’est tout l’enjeu du Knowledge Management, qui vise à valoriser, à conserver et à diffuser en interne les savoirs et savoir-faire des collaborateurs. Ce management de la connaissance est un aspect clé de la culture collaborative.
Encouragez les webinaires internes ! Les formations animées par les collaborateurs eux-mêmes permettent de capitaliser sur leur expertise. Elles favorisent la cohésion des équipes, renforcent le sentiment d’appartenance et facilitent la collaboration entre les services en encourageant la participation de tous.
Ces formations présentent également l’avantage d’être parfaitement en adéquation avec le métier, les process et la culture de l’entreprise. En plus d’encourager l’entraide et de valoriser les collaborateurs, elles renforcent leur motivation et leur implication. Elles permettent aussi d’identifier les experts métiers.
Développer le mentorat
Que ce soit dans un lieu de travail traditionnel ou en télétravail, le mentorat est un outil puissant pour développer une culture d’entreprise forte et collaborative.
C’est un moyen efficace de promouvoir la culture collaborative :
- Il favorise le partage de connaissances et d’expériences ;
- Il permet aux collaborateurs de mieux partager leur réalité métier et de mieux comprendre les enjeux de chacun ;
- Il renforce les liens entre les membres de l’équipe ;
- Il améliore le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
L’échange inhérent au mentorat permet aussi d’encourager la transversalité, de créer des synergies et de fédérer les énergies, mais également de rendre l’entreprise plus agile et plus transparente.
Rationaliser l’usage des e-mails et des réunions
Une culture collaborative efficace nécessite une communication claire et cohérente. Or, l’excès d’e-mails et de réunions peut entraver la productivité et la collaboration, car ils constituent un frein à la productivité et favorisent la déperdition de l’information.
Il est donc essentiel de rationaliser ces aspects pour favoriser un environnement de travail collaboratif. Les outils de gestion des e-mails (Spark, par exemple) et de planification des réunions peuvent aider à optimiser ces processus et à assurer une communication efficace au sein de l’équipe. De leur côté, les messageries instantanées permettent d’échanger simplement et à plusieurs. Grâce aux chaînes thématiques qui caractérisent ces messageries, les utilisateurs peuvent se concentrer sur leurs propres dossiers, sans s’éparpiller.
Pour que la concertation et le partage soient optimaux, il peut être utile de mener une réflexion sur les canaux et la fréquence des communications, ainsi que sur le nombre de participants à une visioconférence. Un groupe de 4 à 6 personnes constitue sans doute le nombre idéal pour créer les conditions de la collaboration. En la matière, tout est une question de dosage : un binôme peut parfois s’avérer plus efficace qu’une équipe nombreuse. Dans d’autres cas, une réflexion peut gagner en richesse si elle est menée par un collectif.
Créer une culture collaborative en entreprise exige de l’engagement et des efforts de la part de tous les membres de l’équipe. De la direction aux collaborateurs, chacun a un rôle à jouer dans la promotion de la collaboration et du partage.
En adoptant les bons outils et en mettant en place des pratiques de travail collaboratif, les entreprises peuvent développer une culture qui favorise non seulement la productivité et l’innovation, mais aussi le bien-être et l’engagement des collaborateurs.
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