Vers la boutique en ligne 
Préparez-vous au rush de fin d’année
La fin de l’année est souvent une période d’intense activité pour les entreprises. Bon nombre d’entre elles réalisent en effet une part majeure de leur chiffre d’affaires au cours du dernier trimestre de l’exercice. Les fêtes de fin d’année sont ainsi propices à la mise en place de meilleures méthodes pour emballer et stocker des marchandises plus rapidement afin de gagner en efficacité. C’est aussi le moment idéal pour clôturer l’exercice en beauté et préparer la nouvelle année.
L’activité e-business augmente considérablement, notamment lors des fêtes de fin d’année. Pour permettre à une entreprise de croître et de répondre aux demandes des clients (produits ou services), le dirigeant doit faire en sorte de préparer ses équipes à ce pic d’activité en optant pour une organisation efficace et une gestion des ressources optimale.
Pour anticiper et gérer efficacement le pic d’activité de fin d’année, il est essentiel de développer et d’améliorer continuellement les processus de planification. Cela optimise non seulement le temps de travail pour tous, mais réduit également le gaspillage de temps et d’énergie, contribuant ainsi à une meilleure productivité et au bien-être des opérateurs.
Créez une check-list pour une meilleure gestion des activités
Vous êtes-vous bien préparé à gérer un grand volume de visiteurs et d’acheteurs ? Avez-vous assez de stock pour satisfaire toutes les commandes ? L’occupation des espaces dans l’entrepôt est-elle optimale et disposez-vous de suffisamment de matériel d’emballage ? Quel matériel devez-vous acheter pour équiper votre entrepôt, votre atelier ou votre bureau ?
Créez une check-list comprenant tous les services, effectifs et produits dont vous avez besoin pour satisfaire la demande supplémentaire. En vous préparant comme il se doit et en améliorant l’organisation du travail, vous négocierez le rush final sans difficulté. Vous pourrez ainsi optimiser la gestion des temps et des activités.
Voici quelques éléments essentiels à faire figurer dans votre check-list de gestion des activités :
● Identification de l’activité ;
● Contrôle de l’activité ;
● Estimation des besoins en matériel ;
● Estimation des besoins en fournitures, en personnel…
Au-delà de la création d’une check-list, considérez l’automatisation de certains processus. Les outils numériques de gestion, par exemple, peuvent grandement faciliter la planification et le suivi des tâches durant ces périodes de pic d’activité.
Optez pour une organisation optimale avec un aménagement malin de votre entrepôt
Que faire de tous ces produits et matériels d’emballage additionnels ? L’optimisation de l’espace de stockage est une étape clé pour gérer efficacement les pics d’activité. Cela peut impliquer l’utilisation de solutions de stockage innovantes, l’optimisation de l’agencement de l’entrepôt pour faciliter la circulation des marchandises ou l’investissement dans des technologies pour améliorer l’efficacité de l’entrepôt.
L’espace de stockage est précieux, il importe dès lors d’exploiter au mieux chaque mètre cube. Choisissez donc le bon aménagement d’entrepôt en déterminant des parcours optimaux pour vos collaborateurs et les marchandises que vous voulez y stocker. Pensez aux manières efficientes de l’aménager ou d’organiser vos armoires de stockage afin de tout bien ranger et de ne jamais vous retrouver à court de produits. Cette optimisation des lieux est particulièrement importante pour les entreprises proposant un service de vente en ligne. Bien souvent, la période de fin d’année ouvre sur une augmentation significative du nombre de commandes et impacte la gestion des temps et des activités.
Une organisation optimale implique aussi de réfléchir à l’efficacité de vos espaces de travail. Assurez-vous que votre mobilier de bureau est bien choisi et agencé pour favoriser la productivité et le bien-être de vos employés, surtout durant les pics d’activité.
Disposez de vos effectifs au moment crucial en améliorant la gestion des temps
Qui dit clients supplémentaires dit activité plus intense et davantage de commandes à emballer. Du personnel part en vacances ? Vous aurez besoin de renfort à l’entrepôt et au service client. Veillez à disposer d’effectifs en suffisance pour les jours où vous devrez gérer une grande affluence. Pour cela, il peut être utile de mettre en place des outils de gestion numériques pour garder une trace précise des heures de travail de chaque membre de l’équipe.
En période de pic d’activité, la cohésion des équipes est primordiale. Des activités de team-building peuvent aider à maintenir un bon moral et une bonne productivité.
Visualisez vos besoins en termes de budget et de ressources
Déterminez les budgets et examinez le solde disponible cette année. Préférez-vous l’épuiser (livraison et facturation dans l’exercice en cours) ou le reporter sur l’exercice suivant ? Ou souhaitez-vous plutôt demander à vos fournisseurs une facture pour l’exercice en cours et convenir d’une livraison l’année suivante ? Il est important de vous poser les bonnes questions. Ainsi, vous pouvez mieux anticiper les éventuelles contraintes et prendre de meilleures décisions sur l’organisation et la gestion de votre entreprise durant ces périodes.
La gestion efficace des pics d’activité nécessite également une planification financière minutieuse. Cela peut impliquer l’établissement d’un budget spécifique pour gérer les coûts supplémentaires associés à ces périodes (main-d’œuvre, stockage) ou les coûts de l’augmentation de la production. À la demande de Manutan, Novio Research a mené une enquête auprès de quelque 800 entreprises, qui révèle que 22,5 % épuisent leur budget à la fin de l’année. Parmi elles, 13,8 % choisissent la livraison et la facturation dans l’exercice en cours, tandis que 8,7 % préfèrent se faire livrer les articles l’année suivante.
Protégez votre entreprise et vos collaborateurs du froid
La sécurité de vos employés doit être une priorité pendant les pics d’activité. Cela peut impliquer la mise en place de mesures de sécurité supplémentaires, la fourniture d’équipements de protection appropriés ou la tenue de formations de sécurité pour accompagner les collaborateurs durant ces périodes.
Il est essentiel de se préparer à l’arrivée de l’hiver. Commandez du sel d’épandage pour parer à toute apparition de verglas et équipez-vous de chauffages et de vêtements de sécurité pour protéger vos équipes du froid. Celui-ci présente en effet des risques pour la santé et la sécurité de vos collaborateurs et donc pour la poursuite de votre activité dans de bonnes conditions.
Pensez par ailleurs à vous équiper de lampes pour éclairer le terrain et l’entrée de votre entreprise lorsque les journées seront plus sombres.
Préparez-vous à la nouvelle année de travail
La nouvelle année approche à grands pas et votre entreprise a tout intérêt à bien s’y préparer. Déterminez d’ores et déjà les nouveaux projets à mener et, avec votre équipe, établissez un plan détaillé, intégrant des activités et des échéances.
Apprenez à gérer l’imprévu ! Ne succombez pas au stress, tirez la sonnette d’alarme lorsque vous ne pouvez plus mener à bien toutes vos activités ou risquez de manquer de ressources et de matériel.
Le suivi des commandes et des activités est essentiel. Tout doit être mis en œuvre pour que les fêtes de fin d’année soient également une période joyeuse pour votre entreprise !
N’oubliez pas que l’après-pic est tout aussi important que le pic d’activité lui-même. La préparation de la nouvelle année doit donc faire partie intégrante de votre stratégie de gestion des pics d’activité. Faites un bilan de l’année écoulée, identifiez les points forts et les points à améliorer, et commencez à planifier vos objectifs pour l’année à venir.
Téléchargez notre livre blanc « Le “Bien-travailler” » pour plus d’informations et de conseils sur la gestion des temps et des activités durant les pics d’activité.
