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Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
La Commission européenne partage la définition suivante : « La facturation électronique désigne l’échange électronique d’une facture entre un fournisseur et un acheteur. Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique. »
La dématérialisation des factures s’accélère en Europe
Depuis plusieurs années, la dématérialisation des factures se généralise en Europe. La Directive 2014/55/UE du 16 avril 2014 impose l’utilisation de la facturation électronique dans les marchés publics des États membres de l’Union européenne depuis 2020. En d’autres termes, toute administration publique européenne se trouve dans l’obligation de recevoir et de traiter des factures électroniques conformes à la norme européenne. En plus d’harmoniser les procédures de facturation de l’UE, cette directive veut surtout promouvoir l’adoption généralisée de la facturation électronique.
En matière de transactions dites « B2B » (Business-to-Business), la facturation électronique est recommandée et encadrée par la directive TVA 2010/45/UE du 13 juillet 2010. La facturation électronique ne peut alors s’appliquer que sous réserve d’acceptation du destinataire.
Sur ce point, la maturité diffère selon les pays. À titre d’exemple, l’Italie a été le premier pays à imposer la facturation électronique aux organismes du secteur public en 2014, puis à étendre cette obligation aux entreprises en 2019. Certains gouvernements veulent suivre cette dynamique. La France, la Belgique et la Pologne se préparent notamment à rendre progressivement obligatoire la facturation électronique B2B dès 2024. Dans d’autres pays, tels que l’Espagne et la Suède, par exemple, la facturation électronique B2B repose sur la base du volontariat. Toutefois, certains états y sont plus ou moins sensibles. C’est le cas en Finlande et en Norvège où, bien qu’elle ne soit pas imposée, cette pratique est largement répandue.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Si l’administration fiscale cherche à piloter les actions gouvernementales et à améliorer la détection de la fraude via la facturation électronique, celle-ci vise aussi à renforcer la compétitivité des entreprises. Et pour cause, elles en tirent également de multiples bénéfices.
Les gains d’efficacité
La facturation électronique améliore l’efficacité globale des processus. Le traitement est exécuté plus rapidement, avec un moindre risque d’erreurs dans la saisie des données. De plus, l’automatisation de certaines tâches (telles que la saisie, le contrôle ou encore le rapprochement commande/facture) permet aux équipes de se focaliser sur des missions à plus grande valeur ajoutée.
La réduction des coûts
En dématérialisant la gestion des flux de factures, les entreprises réduisent leurs coûts directs et indirects. Cela permet de supprimer le papier et toutes les étapes qui en découlent (impression, affranchissement, envoi, archivage…), mais aussi d’automatiser d’autres tâches administratives.
La rapidité de traitement
Avec la facturation électronique, les délais de réception des factures (et donc de paiement des fournisseurs) sont raccourcis. Cela s’explique par l’immédiateté des outils électroniques, mais aussi par l’efficacité de traitement et la réduction du nombre d’erreurs.
La sécurisation des processus
La facturation électronique implique d’envoyer ses factures par le biais de réseaux privés ou de protocoles spécifiques, d’adopter la signature électronique ou encore de mettre en place un système d’archivage conforme. Ce sont autant d’étapes qui participent à renforcer la sécurité des factures électroniques.
La réduction de l’empreinte carbone
En réduisant la consommation de papier et d’énergie relative à la production des factures, les entreprises réduisent leur empreinte carbone. D’après une étude menée par Basware, passer de l’envoi de factures papier à la facturation électronique permet de réduire ses émissions de CO2 de l’ordre de 36 % !
Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
Implémenter la facturation électronique dans son entreprise est un projet complexe qu’il ne faut pas sous-estimer. Cela relève d’une transformation réglementaire, technique et humaine. En voici les cinq grandes étapes.
1. Faire un état des lieux
Le projet doit partir d’un état des lieux exhaustifs des acteurs, processus et systèmes impliqués dans la gestion des factures. Une telle cartographie est indispensable pour avoir
une idée claire des pratiques, du paysage applicatif et des flux existants afin de prendre les décisions adaptées.
2. Formuler ses besoins
La deuxième étape consiste à préciser ses besoins et ses attentes vis-à-vis d’un tel projet. Pour construire son cahier des charges, il convient de s’interroger sur :
· Le format de factures que l’on veut recevoir ;
· Les procédés d’échange ;
· Les informations que l’on souhaite voir apparaître sur ces documents (tant d’un point de vue clients que fournisseurs) ;
· Les technologies nécessaires pour faire remonter certaines informations automatiquement à ses fournisseurs ;
· Le type de prestataire (plateforme de dématérialisation partenaire ou opérateur de dématérialisation) ;
· Etc.
3. Définir ses objectifs
Comme vu précédemment, la dématérialisation des factures répond à de nombreux enjeux. C’est pourquoi il est important de se fixer un cap dans le cadre de ce projet, avec des objectifs et des indicateurs clés de performance. Cela peut être de diminuer les délais, de réduire ses coûts, d’améliorer son DSO (Days Sales Outstanding)…
4. Conduire le changement
La mise en place d’un projet d’une telle ampleur implique une conduite du changement. En effet, il est impératif d’obtenir l’adhésion des parties prenantes que sont les collaborateurs, les clients, les fournisseurs ainsi que les acteurs tiers (partenaires et/ou prestataires). En interne, il est important d’expliquer les enjeux stratégiques dès le démarrage du projet, puis de communiquer régulièrement et d’accompagner les utilisateurs pas à pas. En externe, il est tout aussi capital d’impliquer et d’informer les interlocuteurs de ce projet.
5. Choisir sa solution
La dernière étape implique enfin de faire des choix techniques. Il convient de choisir une nouvelle solution ou bien de faire évoluer la solution qui existe déjà au sein de l’entreprise. Outre le fait de s’assurer de répondre aux attentes qui ont été formulées au préalable, il faut veiller à la couverture fonctionnelle de cette solution.
La facturation électronique constitue une étape clé dans la dématérialisation des processus des organisations et, plus largement, dans leur transformation digitale. C’est un formidable jalon à franchir pour améliorer la productivité de son entreprise et les relations avec ses fournisseurs. Aujourd’hui, la dématérialisation des factures, en Europe comme ailleurs, ouvre la voie à la digitalisation d’autres processus, à commencer par le processus Procure-to-Pay.
