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Qu’est-ce qu’un destructeur de documents professionnel ?
Il s’agit d’une déchiqueteuse électrique, une machine qui découpe les feuilles de papier en morceaux. Le document inséré dans la machine devient illisible et les morceaux de papier peuvent être jetés à la poubelle sans qu’il y ait de risque de récupération d’informations confidentielles. Plus les morceaux obtenus sont petits, plus il est difficile de reconstituer le document d’origine.
La norme allemande DIN 66399 a hiérarchisé les tailles de coupe en sept classes, de P1 à P7. Cette dernière classe est la plus sécurisée puisque les morceaux obtenus sont d’une surface maximale de 5 mm². Les classes de coupe figurent parmi les critères à prendre en compte pour choisir un destructeur de documents pour son entreprise. Elles dépendent du type de coupe, qui peut être droite, croisée ou micro.
Comment choisir le destructeur de papier adapté ?
Pour identifier le meilleur destructeur de documents professionnel, il convient de connaître les besoins de ses futurs utilisateurs. Faites votre choix parmi les catégories de destructeurs de documents en sélectionnant les critères essentiels. Affinez votre choix de modèle et ne négligez pas l’importance de certains accessoires.
Les caractéristiques principales des destructeurs de documents professionnels
Le type de destructeur de documents professionnel dépend du nombre de personnes amenées à l’utiliser. La capacité des destructeurs de papier dans ce domaine est classée en quatre catégories :
· Le bureau individuel (de 1 à 3 personnes) ;
· Le bureau partagé (entre 4 et 5 personnes) ;
· Le bureau partagé (de 6 à 10 personnes) ;
· Le grand bureau (plus de 10 personnes).
Une autre caractéristique à prendre en compte est l’intensité d’usage. Selon l’activité de l’entreprise et ses pratiques, la destruction peut se faire de façon occasionnelle, régulière ou intensive. Ce critère sert à définir la puissance ainsi que la durée d’utilisation en continu dont l’appareil est capable :
· En occasionnel, le destructeur fonctionne de 5 à 10 minutes en continu ;
· Pour un usage régulier, il est conseillé d’opter pour un destructeur qui fonctionne de 15 à 45 minutes en continu ;
· S’il s’agit d’une utilisation intensive, la destruction se fait de manière prolongée.
Il s’agit ensuite d’évaluer le niveau de sécurité requis lors de la destruction. Il existe trois grands types de coupe : droite, croisée et micro. La complexité de la coupe influe sur le niveau de sécurité selon la norme DIN 66399 :
· La coupe droite garantit un niveau de confidentialité bas à moyen (classe P1 ou P2) : le papier est alors découpé en longues bandelettes ;
· La coupe croisée offre une sécurité moyenne, qui correspond à une classe P3 ou P4, avec des particules obtenues plus petites ;
· La coupe micro assure un haut niveau de sécurité (classe P5 à P7).
À titre de comparaison, une page découpée en niveau P1 est réduite en moyenne en 18 pièces, celle découpée en P7 finit en plus 12 500 pièces. Selon les données de vente internes Manutan, parmi les sept niveaux de sécurité, la classe P4 est la plus vendue.
Enfin, il faut tenir compte du type d’alimentation en papier. L’alimentation manuelle consiste à insérer les feuilles une par une dans le destructeur. Le destructeur à alimentation automatique est équipé d’un bac dans lequel il est possible de placer un nombre de feuilles élevé (jusqu’à une ramette entière selon le modèle). Lorsque l’utilisateur y a inséré ses documents sensibles, le bac se verrouille et détruit petit à petit les feuilles sans intervention humaine.
Une fois ces quatre critères définis, il ne reste plus qu’à les renseigner dans les filtres sur le site Manutan afin d’accéder aux produits répondant aux besoins des professionnels au sein de la gamme de destructeurs proposée.
Les critères de choix secondaires pour un destructeur de documents professionnel
D’autres critères permettent ensuite d’affiner son choix de destructeur de documents. La taille de la corbeille à papier définit ainsi sa fréquence de vidage. En effet, le papier occupe davantage de volume une fois déchiqueté. Il faut donc prévoir un bac d’une capacité suffisamment grande.
Si l’appareil est utilisé fréquemment et qu’il est installé à proximité d’un poste de travail, il s’agit de choisir un modèle au niveau sonore le plus bas possible.
En cas d’utilisation fréquente, il convient aussi de s’intéresser au temps de fonctionnement du destructeur de bureau. Le moteur de la déchiqueteuse à papier doit effectuer des pauses de temps en temps. Il faut s’assurer que la fréquence de ces pauses ne gêne pas les utilisateurs.
L’option anti-bourrage permet de gagner du temps et du confort d’utilisation pour les appareils qui doivent détruire de grandes quantités de papier.
Une autre fonction utile est celle qui permet la destruction d’autres types de supports (cartes de crédit et CD, par exemple), qui peuvent aussi nécessiter une destruction pour des questions de sécurité. Certains appareils, qui présentent une plus forte capacité de
destruction, supportent également la présence de trombones ou d’agrafes oubliés sur des documents confidentiels sans subir de dégâts.
Enfin, l’aspect éco-responsable du produit entre souvent en ligne de compte lors de l’achat, notamment pour se conformer à la politique RSE de l’entreprise. La qualité environnementale d’un destructeur de documents professionnel peut passer par le respect de normes, une production locale, une conception réalisée à partir de matériaux recyclés, une faible consommation d’énergie ou encore un emballage recyclé et recyclable.
Quels accessoires pour un destructeur de documents professionnel ?
Comme tout équipement de bureautique, le destructeur de documents doit être entretenu. Il a besoin d’être huilé pour fonctionner correctement et durablement. Pour cela, il existe de l’huile disponible en flacons ou des feuilles huilées, plus pratiques, à insérer directement dans la machine.
Les sacs en plastique ou en papier sont des accessoires non indispensables, mais recommandés pour leur aspect pratique. Ils sont placés à l’intérieur du panier du destructeur afin de faciliter la récupération des particules à jeter.
Pourquoi s’équiper d’un destructeur de documents professionnel ?
Il existe plusieurs raisons de s’équiper d’un destructeur de documents professionnel. L’enjeu principal repose sur la sécurité des données collectées et traitées par l’entreprise. Pour offrir un lieu de travail responsable, l’entreprise doit se conformer à la règlementation dans ce domaine. Trier correctement ses documents est aussi un moyen pour une organisation de gagner en performance.
Une législation stricte en faveur de la protection des données personnelles
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur dans l’ensemble de l’Union européenne en mai 20181. Cet acte législatif crée un cadre juridique pour la protection des données personnelles. Le RGPD s’applique à toutes les organisations européennes publiques et privées qui exploitent les données de personnes physiques résidant dans l’Union européenne. Les entreprises étrangères dont le siège se trouve dans un pays de l’UE et qui traitent des données de citoyens européens doivent aussi se soumettre au RGPD.
Ces entreprises doivent donc respecter certaines obligations, par exemple :
· Informer les personnes concernées de la collecte de leurs données personnelles et de la durée de conservation de ces données ;
· Tenir un registre des traitements des données ;
· Permettre aux personnes de demander une suppression de leurs données ;
· Nommer un responsable RGPD en interne.
Lorsque ce type de données est effacé dans une entreprise, il est essentiel de supprimer aussi bien les données numériques qu’imprimées. Or, de nombreuses personnes l’ignorent et pensent que le RGPD ne concerne que les données digitales. De même,
beaucoup d’entreprises ne se sont pas équipées de destructeurs de documents suite à la mise en vigueur du RGPD.
Les organisations ont aussi pour obligation de déclarer toute faille dans la protection des données collectées auprès des personnes qui ont autorisé le traitement de leurs informations. En cas d’incident de ce genre, l’image et la crédibilité de l’entreprise auprès du public risquent d’être impactées.
Classer et organiser ses documents pour une meilleure efficacité
La destruction de documents entre dans le cadre de la méthode d’amélioration continue des 5S. Il s’agit d’un concept japonais, initialement utilisé dans l’industrie, qui s’applique aujourd’hui à tout type de lieu de travail, notamment aux bureaux. Il se base sur plusieurs principes qui touchent à l’organisation des espaces et du travail ainsi qu’à la standardisation. Il vise à améliorer les performances et la sécurité de l’entreprise via l’optimisation de ses processus.
Selon la méthode 5S, il convient de se débarrasser de l’inutile et d’organiser soigneusement son lieu de travail. Pour ce faire, effectuer un classement et archivage régulier est essentiel, car cela permet d’éviter la perte de documents importants. Il faut aussi veiller à détruire les documents « inutiles » ou pouvant porter atteinte à la sécurité de l’entreprise. Cette méthodologie s’appuie également sur l’élaboration de règles à respecter et sur l’amélioration continue des processus.
Focus sur les produits de la marque Manutan
Les deux destructeurs de documents de la marque Manutan présentent de nombreux avantages. Le Confidential Pro MP4CC25L affiche une capacité de 25 litres et appartient à la catégorie P4. Il est compact, puissant et silencieux.
Avec son bac de 35 litres, le modèle Confidential Pro MP4CC35L convient pour un bureau occupé par davantage de collaborateurs. Performant et silencieux, il propose, lui aussi, un niveau de sécurité P4. Son bac amovible facilite le vidage.
Ces deux produits de marque Manutan sont garantis 10 ans et bénéficient de la certification de qualité TÜV.
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