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Comment fonctionne l’Intelligence Artificielle en entreprise ?
Derrière l’Intelligence Artificielle se trouve un ensemble de technologies qui fonctionnent « intelligemment » et de manière autonome (Machine Learning, Deep Learning, etc.). Concrètement, ces outils peuvent accomplir des tâches qui requièrent des capacités cognitives semblables à celles de l’être humain pour traiter des informations. Ces machines peuvent donc reproduire certains comportements comme la perception, le raisonnement, la planification, l’apprentissage, etc.
L’IA, associée au Big Data, absorbe donc une quantité phénoménale de données pour les examiner et en tirer des modèles et des corrélations. Au sein de la fonction achats, cela peut prendre en charge l’ensemble des données provenant de sources variées : plateforme d’achats, catalogues en ligne, logiciels de gestion des fournisseurs (Supplier Relationship Management), progiciels de gestion intégrés (Enterprise Ressource Planning), etc.
Constituée d’un ensemble d’algorithmes, l’IA est en mesure de traiter et d’exploiter ces données, de les consolider, de les dédoublonner automatiquement et de les indexer en temps réel. Les outils basés sur cette technologie permettent ainsi aux acheteurs de suivre et d’exploiter ces informations en continu, à chaque étape du processus achat. Cela concerne aussi bien l’identification de fournisseurs que la mise en place de contrats, la saisie et la planification des commandes, le suivi de la réception et de la facturation…
L’impact de l’Intelligence Artificielle sur les entreprises et sur la fonction achats, en particulier, s’annonce ainsi déterminant. Une récente étude américaine, menée conjointement par des chercheurs d’OpenAI, Open Research et l’université de Pennsylvanie, souligne qu’environ 80 % des travailleurs devraient voir a minima 10 % de leurs tâches exposées à l’arrivée des IA génératives. Pour 19 % d’entre eux, ce sont même 50 % de leurs missions qui serait touchées. Avec cette technologie qui se développe fortement, Bill Gates, cofondateur de Microsoft, est convaincu « d’avoir assisté à l’avancée technologique la plus importante depuis l’interface utilisateur graphique ».
L’IA veut booster les processus achats
Grâce au traitement et à l’analyse des données, les entreprises créent de la valeur tout au long du processus achat. Aujourd’hui, ces technologies sont d’ailleurs en phase d’appropriation, avec le développement de premiers cas d’usage.
Les catégories achats
L’Intelligence Artificielle peut structurer les achats en suivant un processus défini, selon une certaine nomenclature et typologie. À titre d’exemple, lorsqu’un client interne émet un besoin, l’outil peut être en mesure de dire s’il est couvert par un catalogue ou un contrat fournisseur, s’il convient de demander un devis à un fournisseur déjà dans la base ou encore s’il faut procéder à un sourcing fournisseurs.
La facturation
Au sein du service achats, le premier champ d’application de l’IA se focalise souvent autour du processus Procure-to-Pay et, tout particulièrement, de la facturation. Cela s’explique, car il s’agit de processus très chronophages, qui ne présentent pas de valeur ajoutée. Aujourd’hui, certains modules de gestion des factures réussissent, par exemple, à automatiser le traitement de près de 50 % des factures. L’outil extrait les informations pertinentes, les rapproche avec la commande et génère le paiement, sans aucune intervention humaine.
Le sourcing fournisseurs
En amont des appels d’offres, l’IA peut explorer le marché et pré-qualifier des fournisseurs. Certaines solutions sont d’ores et déjà en mesure de réaliser cet exercice, en allant jusqu’à identifier la petite entreprise ultra spécialisée qui répond parfaitement au besoin. Autre exemple, un bot peut également analyser les réponses des fournisseurs dans le cadre d’une Request For Information (RFI) et proposer des recommandations.
Les contrats
L’IA peut aussi s’assurer de la conformité des contrats. C’est d’ailleurs ce qu’a testé un groupe bancaire qui devait analyser sa base référentielle de contrats, à l’heure du RGPD (règlement général de protection des données). L’entreprise s’est appuyée sur l’IA pour identifier tous les contrats contenant des données personnelles et veiller à ce qu’ils contiennent bien les clauses requises. L’équipe achat estime avoir divisé le temps de traitement par 6 !
La relation fournisseurs
L’IA peut également prendre le relais sur de multiples facettes de la relation fournisseurs, notamment en matière de gestion des risques et des incidents. Par exemple, la technologie peut signaler les cas de défaillance ou de non-respect des engagements simplement en suivant les informations contractuelles. Ainsi, si un fournisseur ne respecte pas les délais de livraison convenus, l’IA peut alerter l’acheteur concerné et lui proposer des alternatives pour ne pas impacter la production.
Le pilotage de la performance
L’Intelligence Artificielle peut, enfin, soutenir l’acheteur dans le pilotage de la performance achat. En effet, elle l’aide à suivre l’évolution de ses dépenses, à anticiper les coûts à venir, etc. Il devient proactif plutôt que réactif.
L’IA accélère aussi la prise de décision en fournissant des analyses pertinentes à partir de données en temps réel. L’acheteur est alors en mesure de prendre plus rapidement des décisions éclairées. Il lui est également possible d’anticiper les risques et d’adopter les mesures nécessaires pour préserver les activités de l’entreprise.
L’IA promet de multiples bénéfices pour les directions des achats : plus d’informations, de productivité, d’économies, de sécurité… Grâce à la transformation numérique et à l’exploitation des nouvelles technologies (dont l’IA fait partie), les acheteurs pourront à terme se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que le développement de relations avec leurs fournisseurs ou la contribution à la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Source de compétitivité, d’innovation et de création de valeur, les enjeux de l’Intelligence Artificielle pour les entreprises sont majeurs.
