Bien collaborer pour bien travailler

Depuis le confinement, les Teams, Drive, Trello, Slack, Zooms, Hang out, etc… n’ont plus de secrets pour personne. Travailler à plusieurs et en simultané sur un document unique, élaborer à distance une réflexion stratégique, tout cela est possible grâce aux outils collaboratifs. D’ailleurs, selon une étude OpinionWay réalisée avant le confinement , 40 % des salariés considèrent que le travail collaboratif est indispensable pour concevoir et faire avancer les projets. Pour 95 % d’entre eux, la collaboration entre les individus favorise la créativité, mais aussi la productivité et le bien-être des salariés. Encore faut-il bien collaborer ! Au-delà du nécessaire apprentissage des outils, le travail collaboratif suppose aussi une évolution des méthodes de travail.

Moins de réunions, plus de collaboration

Qui dit collaboration dit réunion. Il semble pourtant que l’un et l’autre n’aillent pas si bien ensemble. Un salarié assiste en moyenne à 2 réunions minimum par semaine, pour une durée totale de 4,5 heures hebdomadaires, soit près de 3 semaines chaque année. Et cette durée double pour les cadres !

Hélas, à peine la moitié de ces réunions (52 % exactement) sont considérées comme productives, faute de disposer d’un ordre du jour bien défini ou d’aboutir à une prise de décision formelle. 15 % des participants ne sont pas non plus toujours convaincus de la nécessité de leur présence. 44 % profitent également de la réunion pour travailler sur un autre dossier, ou pour envoyer des mails.

La bonne nouvelle est que les outils collaboratifs ont un impact positif sur la réunionite. Les espaces de travail partagés permettent en effet de travailler à plusieurs sur un même document, à distance, en simultanée ou de manière désynchronisée. Chacun peut intervenir, consulter l’avancée des travaux ou participer à une réflexion au moment qui lui convient le mieux, sans perturber son propre planning de travail.

Plus de collaboratif pour plus de confiance et de productivité

Bien maîtrisés, les outils collaboratifs présentent de nombreux atouts. 69 % des utilisateurs estiment par exemple que le travail collaboratif à un impact particulièrement positif sur le partage des connaissances. Ils sont également 65 % à constater une plus grande productivité, mais aussi une plus grande motivation des équipes (60 %).

En plus de faire gagner du temps, les outils collaboratifs ont également le mérite de renforcer la confiance et la transparence. En effet, dès lors que plusieurs personnes disposent par exemple d’un droit de modification sur un document partagé dans le Cloud, il est essentiel que la confiance soit au rendez-vous. La qualité de la communication, mais aussi une certaine forme de bienveillance sont les conditions sine qua non d’un bon usage des outils collaboratifs.

Comme le souligne Xavier Ginoux, CEO d’OpenMindKfé à l’occasion d’une étude sur le travail collaboratif réalisée avec l’institut Ipsos , « tout l’enjeu du collaboratif, c’est d’humaniser les rapports entre l’entreprise et ses employés. Pour ces derniers, c’est le moyen de ne plus être un rouage mais une réelle partie prenante, dont les connaissances, idées et aspirations sont en compte ». En un mot, les outils collaboratifs favorisent l’inclusion, ce qui n’est pas un moindre paradoxe pour des outils avant tout conçus pour favoriser le travail à distance.

Pour un management collaboratif

Pour être pleinement profitables, les outils collaboratifs supposent un accompagnement managérial. « Lorsqu’il s’accompagne d’une transformation culturelle et organisationnelle de l’entreprise, l’impact du travail collaboratif est perçu comme largement positif sur le travail au quotidien, souligne à ce sujet Julia Pironon, directrice de clientèle au sein d’Ispos Lead. C’est particulièrement vrai sur le partage des connaissances mais aussi de la productivité ».

La mise à disposition d’outils collaboratifs n’est pas perçue comme le principal enjeu. D’ailleurs, 74 % des collaborateurs estiment qu’ils en sont suffisamment pourvus. Pour 43 % d’entre eux en revanche, le manque d’implication des collaborateurs ou de la direction (35 %) constitue le principal frein à la collaboration. Notons enfin que 34 % des salariés considèrent que des comportements managériaux inadéquats peuvent constituer un frein puissant au travail collaboratif. Certes, ces chiffres sont issus d’études réalisées quelques semaines ou mois avant que ne surviennent le confinement. La tendance qu’ils expriment n’en reste pas moins valable et mérite d’être prise en compte dans la perspective d’un retour à la normal une fois passée la crise sanitaire.

Plusieurs solutions innovantes peuvent dès à présent être actionnées pour fluidifier les processus collaboratifs et créer des synergies. Il est possible par exemple de modifier la taille des équipes. 4 à 6 personnes maximum constituerait le nombre idéal pour créer les conditions de la collaboration. Malheureusement, la majorité des équipes de travail comptent aujourd’hui plus de 7 personnes.

Bien collaborer n’exige pas non plus de partager en permanence un espace de travail commun ! Au contraire, créer des ruptures au sein de l’environnement de travail, favoriser la mobilité interne ou ouvrir les équipes aux travailleurs indépendants sont d’excellents moyens d’entretenir un état d’esprit collaboratif. La persistance du télétravail n’est pas non plus un frein. D’ailleurs, pour 93 % des salariés , le travail à distance est tout à fait compatible avec les enjeux de la collaboration.

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