Le nouvel essor du flex office

Bien avant le confinement, le flex office faisait déjà des émules ! Dès 2016, l’ensemble des espaces de travail des 1000 collaborateurs du nouveau siège du cabinet Deloitte à la Défense ont été organisés selon ce principe. Même chose chez Axa, où le flex office concernait 40 % des espaces avant même la crise sanitaire.

Une baisse des coûts pour les entreprises

Pour les entreprises, le principal avantage du flex office est souvent de réduire les coûts liés aux surfaces de bureau. Moins de bureaux attitrés équivalent à moins de surfaces nécessaires. Cqfd. Même s’il s’appuie sur le nomadisme et le télétravail, le flex office s’inscrit aussi dans une évolution à long terme. L’espace individuel disponible dans les grandes entreprises est ainsi passé de 40 m² en 1980 à… plus ou moins 15 m² aujourd’hui[1].
Selon les études réalisées avant le confinement, au moins 50 % des salariés déclaraient d’ailleurs ne pas avoir besoin d’un bureau personnel, à condition toutefois de disposer de tout l’équipement nécessaire pour travailler efficacement[2].

Le flex office, indissociable du télétravail

Le succès du télétravail sous l’effet de la crise du Covid-19 accélère aujourd’hui le mouvement. Dès lors que l’immense majorité des salariés (81 %) souhaitent continuer à télétravailler un ou plusieurs jours par semaine[3], la question du maintien d’un poste de travail personnel dans les locaux des entreprises se pose avec plus d’acuité. Pourquoi réserver pour chacun un espace de travail personnel s’il reste vide une partie du temps ?

L’indispensable adhésion des salariés

Il est souvent reproché au flex office d’entraîner une dépersonnalisation de l’espace, voire de créer un stress supplémentaire du fait de la perte des habitudes quotidiennes qu’il entraîne. Mais la flexibilité permise par le télétravail évite de tomber dans cet écueil. Quoi de plus personnel et routinier en effet que son propre domicile ? Dès lors qu’il devient possible d’y travailler régulièrement et d’alterner facilement travail à distance et en présentiel, chacun peut conserver ses habitudes, cultiver une vraie qualité de vie au travail et conserver le sentiment de maîtrise de son propre environnement de travail.

Certains aiment la socialisation du bureau ; d’autres le calme du travail à distance ; la plupart apprécient surtout de pouvoir passer de l’un à l’autre. La liberté de choisir son lieu de travail est sans aucun doute un puissant facteur d’autonomie. Elle confère aussi un très fort sentiment de contrôle. Or comme le souligne Gaëtan de Lavilléon, docteur en neuroscience, le sens du contrôle est « associé à une plus grande satisfaction du travail en général, et in fine, à de meilleures performances »[4].

Pour susciter l’adhésion de tous, il est donc essentiel que le flex office n’aille pas à l’encontre de ce besoin de contrôle. Sinon, autant rester chez soi ! Voilà pourquoi il est peut être judicieux d’associer les salariés à la conception des espaces de travail. C’est par exemple le choix qu’a fait Airbnb pour son siège américain de Portland.

Pour éviter de nourrir les frustrations liées à la perte d’un bureau individuel, il est fondamental, enfin, que chacun sente que le flex office offre une nouvelle occasion de tisser des liens, amicaux ou professionnels au sein de l’entreprise. De ce point de vue, le flex office doit être non seulement envisagé comme un espace de travail, mais aussi comme un lieu de convivialité, propice aux échanges créatifs, et où chacun à plaisir à se rendre et à se retrouver.

Faire du flex office un hub collaboratif

C’est par exemple le modèle prôné par Peugeot. Au printemps dernier, le constructeur automobile a annoncé que la présence sur site ne serait désormais obligatoire que…1,5 jour par semaine. 40 000 salariés dans le monde, dont 18 000 en France sont concernés. L’enjeu ici est de faire de chaque rencontre réelle un moment riche et productif. « En tant que DRH, si j’ai une réunion de travail en présence physique de mes équipes, je leur demanderai de ne pas ouvrir leur ordinateur portable ni leur téléphone. Il s’agit de se concentrer sur cette séance de créativité, d’échanges, de décisions que nous aurons à faire ensemble » précise à cet égard Xavier Chéreau, DRH de PSA[5]. Le flex office tend ainsi à faire des espaces de bureaux des hub collaboratifs, avant tout dédiés à la rencontre et la concertation plutôt qu’à la production. A l’inverse, le travail individuel lui, se fait au calme et à distance, à la maison, dans un tiers lieu ou un espace de coworking.

La flexibilité, nouvelle culture d’entreprise

Le flex office signe ainsi la mort du présentéisme ! L’important n’est plus de respecter les horaires de présence au bureau, mais de tenir les délais. Chacun devient plus libre de s’organiser à sa guise, dès lors qu’il ne compromet pas le travail d’équipe et ne nuit pas à la qualité du résultat final.

De nouveaux services émergent d’ailleurs pour accompagner les entreprises dans ce changement culturel. C’est le cas par exemple de l’application Moffi qui permet à chaque utilisateur de visualiser les espaces de travail libres ou occupés et d’indiquer au quotidien s’il prévoit de se rendre dans les locaux de son entreprise ou bien de télétravailler. Le cas échéant, il est également possible de géolocaliser les coworkings à proximité. Les managers peuvent enfin visualiser en 1 clic combien de personnes sont en télétravail ou présentes dans les locaux de l’entreprise.

Le flex office réinvente d’ailleurs le rôle du manager. Véritable animateur, il devient plus que jamais celui ou celle capable de fédérer les équipes autour d’un objectif commun, de fixer des horizons clairs et des échéances précises, mais aussi d’alimenter le lien social pour maintenir vivace la cohésion de groupe et la confiance entre ses membres. En un mot, son charisme doit faire de lui ou d’elle la clé de voûte de la flexibilité.

[1] https://www.leparisien.fr/economie/salle-de-creativite-box-telephonique-quiet-room-la-revolution-au-bureau-02-06-2019-8084460.php
[2] Observatoire Actineo, rapport 2019 sur la qualité de vie au travail
[3] « Les Français et le télétravail », étude Neonomade et ZeVillage, août 2020
[4] Le blog des experts en neurosciences, 12 avril 2019.
[5] Interview de Xavier Chéreau, Le Point, 11 mai 2020

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