Vers la boutique en ligne 
Le changement d’ERP est toujours une épreuve pour une entreprise. « Il n’existe pas un seul projet de changement d’ERP dans le monde qui se passe parfaitement » résume avec lucidité Philippe Largy, en charge des flux de livraison direct chez Manutan. Accepter les difficultés, surmonter les épreuves techniques, rassurer les équipes sont des étapes incontournables d’un changement d’ERP.
La gestion du changement devient alors le véritable enjeu pour toute entreprise qui se lance dans le renouvellement de cet outil qui permet de gérer les fonctions centrales de la société. Avec dans un premier temps, une analyse détaillée de ses besoins.
Quel ERP choisir ?
Le choix est en apparence assez simple : faut-il adapter les processus à l’outil ou l’outil aux processus ? Ce choix détermine l’ensemble de la mise en place du nouvel ERP. Manutan a opté pour la première option limitant, selon Philippe Largy, les risques d’échec.
« Je suis convaincu que le modèle d’adaptation des processus à l’outil est la solution. Il implique certes un effort d’accompagnement de chaque collaborateur, de réflexion et d’organisation mais la fiabilité est ainsi quasi garantie » explique-t-il.
L’accompagnement des utilisateurs ? Le nerf de la guerre dans un changement d’ERP qui doit être basé sur une communication permanente de la part de la Direction de l’entreprise. Une Direction qui définit le besoin, choisit la solution et assure la mise en production grâce à la mobilisation de toutes les équipes. Et cela passe obligatoirement par de la formation. « Nous avons d’abord formé des utilisateurs à devenir experts qui ont à leur tour formé l’ensemble des utilisateurs selon un plan de formation en interne » développe Philippe Largy.
Un plan d’action
Le changement d’ERP doit permettre de trouver un équilibre. Le nouvel outil doit à la fois être cohérent avec les besoins actuels tout en étant suffisamment évolutif pour pouvoir s’adapter aux enjeux futurs. Renouveler ce qui est le socle du système informatique a en effet toujours pour objectif d’améliorer la productivité tout en maîtrisant le développement de l’entreprise. Cette (r)évolution implique d’anticiper les difficultés selon Philippe Largy : « il faut par exemple prévoir de renforcer l’équipe après-vente pour expliquer aux clients les éventuelles perturbations. Il faut faire preuve de pédagogie auprès de la clientèle. La réussite d’un changement d’ERP réside aussi dans la capacité à traiter le « back up » en général ».
Une communication de tous les instants
Si l’enjeu technologique est réel, il ne faut surtout pas sous-estimer le rôle de « l’humain » dans un changement d’ERP. La technique s’apprend et se maîtrise, la gestion également mais rien ne remplace les relations humaines. Car lorsqu’on change d’habitude du jour au lendemain, c’est bien le salarié qui se retrouve dans une situation nouvelle et différente. Les machines répondent (presque) toujours présentes.
