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Bien collaborer n’exige pas de partager en permanence un espace de travail commun. 93 % des salariés estiment d’ailleurs que le travail à distance est tout à fait compatible avec les enjeux de la collaboration. A condition de respecter quelques principes bien établis.
Promouvoir une culture du partage et de la collaboration
Selon une étude OpinionWay datée de février 2020 , 40 % des salariés considèrent que le travail collaboratif est indispensable pour concevoir et faire avancer les projets. Pour 95 % d’entre eux, la collaboration entre les individus favorise la créativité, mais aussi la productivité et le bien-être des salariés. L’enjeu est donc bel et bien d’encourager l’échange et le partage entre les équipes, qu’elles soient physiquement présentes au bureau ou bien en télétravail.
Tirer parti des outils collaboratifs
Encore faut-il bien partager ! A cet égard, et contre toute attente, le recours massif au télétravail constitue sans doute plus une solution qu’un problème. Le confinement a permis de démocratiser l’usage des outils collaboratifs. Les Teams, Drive, Trello, Slack, Zooms, Hang out, etc… n’ont plus de secrets pour personne, ou presque personne. Avec eux, chacun a pu s’initier à de nouvelles méthodes de travail. Travailler à plusieurs et en simultané sur un document unique, élaborer une réflexion stratégique, tout cela est possible à distance, avec souvent un meilleur partage de l’information.
Bien utilisés, les outils collaboratifs sont précieux pour limiter les effets de silos entre les départements. Ils participent à la diffusion d’une culture d’entreprise commune. Ils favorisent l’émulation, diffusent un modèle d’entreprise ouverte et atténuent les effets contreproductifs d’une trop grande compétition entre les services.
Favoriser le management de la connaissance
Il ne suffit pas de mettre à la disposition de tous les meilleurs outils collaboratifs, car la coopération et le partage ne se décrètent pas ! Encore faut-il en démocratiser l’usage et créer une habitude d’utilisation. C’est tout l’enjeu du Knowledge management, ou management de la connaissance, qui vise à valoriser, conserver et diffuser en interne les savoirs et savoir-faire des salariés.
Encouragez les webinaires internes ! Les formations animées par les salariés eux-mêmes permettent de capitaliser sur l’expertise de vos collaborateurs. Elles favorisent la cohésion des équipes, renforcent le sentiment d’appartenance et facilitent la collaboration entre les services. Elles ont également l’avantage d’être parfaitement en ligne avec le métier, les process et la culture de votre entreprise. En plus d’encourager l’entraide et de valoriser vos collaborateurs, elles renforcent leur motivation et leur implication. Elles permettent aussi d’identifier les experts métiers et de capitaliser sur leur expertise.
Développer le mentorat
Grâce aux outils collaboratifs et aux logiciels de visioconférence, le mentorat est lui aussi parfaitement compatible avec le télétravail. L’échange inhérent au mentorat est l’occasion pour les salariés de mieux partager leur réalité métier et de mieux comprendre les enjeux de chacun. C’est un excellent moyen d’encourager la transversalité, de créer des synergies et de fédérer les énergies, mais aussi de rendre votre organisation plus agile et plus transparente.
Par exemple, le confinement n’a pas empêché plusieurs entreprises de continuer à embaucher. Pour réussir leur action d’onboarding malgré l’impossibilité d’accueillir leurs nouvelles recrues dans les locaux, elles ont mis en place un mentorat à distance composée d’au moins 3 mentors : l’un chargé de suivre le parcours du nouveau venu au sein de l’entreprise, l’autre de l’accompagner dans sa prise de poste, le troisième de lui exposer la culture de l’entreprise.
Rationaliser l’usage des mails et des réunions
Que celui qui n’a jamais eu l’impression d’être noyé sous les mails lève la main ! Au fil des années, l’usage massif des mails a constitué un frein à la productivité. Trop abondants, ils favorisent la déperdition de l’information. Contre toute attente, le travail à distance aide à réduire au strict nécessaire l’usage des mails. Grâce à des outils comme Spark, ils sont automatiquement triés et classés. De leur côté, les messageries instantanées, à l’instar de Slack, permettent d’échanger simplement et à plusieurs. Les chaînes thématiques qui caractérisent ces messageries permettent aux utilisateurs de se concentrer sur leurs propre dossiers, sans s’éparpiller.
Le constat est similaire à l’égard des réunions. 88 % des salariés se sentent aujourd’hui plus productifs en télétravail grâce au calme qui l’accompagne. A condition de ne pas être surchargés de réunions ou d’échanges trop nombreux sur Zoom. Pour que la concertation et le partage soient optimaux, il peut être utile de mener une réflexion sur les canaux et la fréquence des communications, ainsi que sur le nombre de participants à une visioconférence. 4 à 6 personnes rassemblées autour d’un même projet constitue sans doute le nombre idéal pour créer les conditions de la collaboration . En la matière, tout est une question de dosage : un binôme peut parfois s’avérer plus efficace qu’une équipe aux effectifs pléthoriques ; d’autres fois, une réflexion peut gagner en richesse si elle est menée par un collectif, par exemple sur un channel Slack ou teams. Et si l’un des convives n’a pas pu assister à telle ou telle réunion, il lui sera toujours possible de consulter les échanges par la suite.
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